Política de Tratamiento de Datos Personales

Geolapp 462 opera una plataforma de software como servicio (SaaS) para el registro y la trazabilidad de la labor de interventorías de alumbrado público en Colombia, en el contexto de las obligaciones de la Resolución MME 40150 de 2024 · Libro 4, Título 6, Artículo 4.6.2. La plataforma no evalúa cumplimiento técnico ni emite certificados — deja evidencia clara, trazable y verificable.

La Ley 1581 de 2012 distingue entre Responsable (quien decide sobre el tratamiento) y Encargado (quien trata datos por cuenta del Responsable). Geolapp 462 actúa en los dos papeles, según el dato:

• Como Responsable, respecto de: (a) los datos de contacto de representantes, personal administrativo y de facturación de sus clientes y prospectos; (b) los datos de la cuenta de cada usuario de la plataforma (correo, nombre, rol, registros de acceso); (c) los registros técnicos y de seguridad de la propia plataforma.
• Como Encargado, respecto de: los datos operativos que cada cliente (empresa de interventoría) y sus usuarios cargan o generan al usar la plataforma — inventarios de luminarias, hallazgos con fotos y ubicación, trazas GPS de recorridos, comentarios, historiales de gestión. Sobre esos datos el Responsable es el cliente, y el tratamiento se rige además por el Anexo de Encargo de Tratamiento suscrito con él.

Esta política aplica en ambos casos en lo que corresponda; en caso de conflicto sobre datos operativos del cliente, prevalece lo pactado con el cliente en su condición de Responsable.

Cuenta e identificación. Correo electrónico y nombre (del proveedor de identidad con el que se inicia sesión: Google, o Microsoft cuando esté habilitado), rol asignado, contratos con acceso, y registros de acceso y actividad.

Ubicación. Coordenadas puntuales (latitud, longitud y precisión en metros) al registrar un hallazgo o un reporte, junto con la ubicación de cada foto. Y trazas de recorridos: durante un recorrido de trabajo iniciado por el propio usuario, el módulo GPS para Android captura la posición aproximadamente cada 5 segundos, con su hora de captura. La captura se detiene al pausar o finalizar el recorrido; el usuario controla el inicio, la pausa y el fin.

Imágenes. Fotografías de evidencia tomadas con la cámara del dispositivo dentro de la app (hasta tres por hallazgo). Cada foto lleva impreso un sello con fecha, hora, coordenadas, precisión, identificador del registro y contrato, y el rol de quien la tomó. El sello nunca incluye el nombre ni el correo del usuario — decisión deliberada de diseño para proteger a quien reporta. Las fotografías retratan infraestructura de alumbrado público y su entorno; los usuarios tienen instrucción de no fotografiar personas de manera deliberada, y la captura incidental de personas o placas en el espacio público no se usa para identificarlas.

Contenido escrito. Comentarios de campo, motivos, salvedades, solicitudes y textos de búsqueda del centro de ayuda. Las búsquedas de ayuda sin resultado se registran con el texto, el rol y el contrato — nunca con el correo del usuario.

Datos técnicos. Estado del módulo GPS reportado por el dispositivo (versión, permiso de ubicación, optimización de batería); registros de infraestructura (dirección IP, URL, agente de usuario y código de respuesta, con retención de 30 días); y registro de aperturas de los enlaces de consulta para municipios (fecha, hora, dirección IP y contrato). La dirección IP se trata como indicio técnico y no identifica por sí sola a una persona.

Cookies y almacenamiento técnico. La plataforma usa cookies estrictamente para su funcionamiento — ninguna de rastreo, publicidad ni analítica de terceros. Son de origen propio y httpOnly (no accesibles desde JavaScript), y ninguna se comparte con un tercero. Por ser estrictamente necesarias, no requieren el consentimiento previo que sí exigen las cookies de rastreo o publicidad — que esta plataforma no usa. El sitio comercial (geolapp462.com, fuera de la plataforma) no usa ninguna cookie.

Datos que NO se tratan. No se tratan datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, ni datos de menores de edad (la plataforma es de uso profesional). No se almacenan contraseñas del usuario ni datos financieros de personas naturales.

1. Prestar el servicio contratado: autenticar usuarios, aplicar permisos por rol y contrato, registrar hallazgos, recorridos, gestiones y reportes.
2. Dotar de trazabilidad la labor de la interventoría: dejar constancia verificable de quién registró qué, cuándo y dónde, incluido el sello impreso en las fotografías.
3. Notificar por correo los eventos del flujo de trabajo a los destinatarios configurados por el cliente.
4. Operar, asegurar y mejorar la plataforma: diagnóstico de fallas, seguridad, prevención de accesos no autorizados.
5. Gestionar la relación comercial con los clientes: contacto, facturación, soporte, cobro.
6. Cumplir obligaciones legales, incluidas las contables, tributarias y las derivadas de requerimientos de autoridad competente.

Los datos no se usan para publicidad de terceros, no se venden y no se ceden a terceros distintos de los encargados descritos en la sección 7.

El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En particular:

• Finalidad y minimización: cada dato descrito en la sección 3 existe para una función concreta. Ejemplos aplicados: el sello de las fotos lleva el rol y no la identidad; la telemetría de ayuda no guarda el correo; la traza GPS solo se captura durante un recorrido iniciado por el propio usuario.
• Circulación restringida: el acceso a los datos operativos está segmentado por contrato y por rol. Los enlaces de consulta para municipios muestran únicamente la información del contrato correspondiente y caducan a los 30 días.

• Los usuarios de la plataforma otorgan su autorización de manera previa, expresa e informada al aceptar el aviso de autorización en su primer ingreso a la app.
• Cuando el usuario es trabajador o contratista de un cliente de Geolapp 462, el cliente — en su condición de empleador y de Responsable de sus propios tratamientos — se obliga contractualmente a informar a su personal y a obtener las autorizaciones que le correspondan, incluida la relativa a la geolocalización durante la jornada de recorridos.
• No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (p. ej., información requerida por autoridad en ejercicio de sus funciones).

Estas operaciones implican transmisión internacional de datos a Estados Unidos, país reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio como de nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017, incorporada a la Circular Única). Adicionalmente, la relación con cada proveedor se rige por sus términos de servicio y sus compromisos de protección de datos.

Todo titular puede, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Geolapp 462.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que imponga conservarlo.
6. Acceder gratuitamente a sus datos.

Nota sobre datos operativos del cliente: cuando la solicitud recaiga sobre registros cuyo Responsable es un cliente de Geolapp 462 (p. ej., un hallazgo registrado en el contrato de una interventoría), Geolapp 462 la trasladará al cliente y cooperará con él para atenderla. La supresión de registros que constituyen soporte de las obligaciones legales del cliente puede estar limitada por esos deberes de conservación.

• Canal: protecciondedatos@geolapp462.com. La solicitud debe incluir nombre, dato de contacto, descripción de la solicitud y, si aplica, los documentos que la soporten.
• Consultas: se atienden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más informando al solicitante (art. 14, Ley 1581 de 2012).
• Reclamos: si la solicitud está incompleta se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; el reclamo se atiende en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más informando al solicitante (art. 15, Ley 1581 de 2012).
• Área responsable de la atención: la administración de Geolapp 462, en cabeza de su representante legal.

Geolapp 462 aplica medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionadas, entre ellas: autenticación delegada en proveedores de identidad (sin contraseñas propias almacenadas), control de acceso por rol y por contrato verificado en el servidor, secretos de infraestructura en un gestor dedicado, cifrado en tránsito (HTTPS), almacenamiento de fotografías en un repositorio privado, tokens de acceso de municipios con caducidad de 30 días, registros de acceso, y copias de seguridad automáticas diarias con retención de 15 copias y protección contra borrado de la base de datos. Ningún sistema es infalible; ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Geolapp 462 lo gestionará conforme a la sección 11.

Detectado un incidente que comprometa datos personales, Geolapp 462: (a) lo contendrá y documentará; (b) avisará sin dilación indebida a los clientes Responsables afectados con la información disponible; (c) reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando ello sea exigible; y (d) informará a los titulares cuando el riesgo para ellos lo amerite o la ley lo exija.

• Los datos de cuenta y los operativos se conservan mientras el contrato con el cliente esté vigente y, tras su terminación, por el período de devolución y supresión pactado en el contrato marco, salvo obligación legal de conservación.
• Los logs de infraestructura se conservan 30 días.
• Los documentos contables y de facturación se conservan por los términos que exige la ley tributaria y comercial colombiana.

Geolapp 462 puede modificar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán a los clientes y usuarios por la plataforma o por correo antes de su entrada en vigencia, y toda versión indicará su fecha. Los cambios que afecten las finalidades requerirán nueva autorización cuando la ley lo exija. La fecha de entrada en vigencia se fijará con la publicación oficial de esta política, tras su revisión jurídica.

Marco normativo aplicable: Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto 1074 de 2015 (modificado por el Decreto 090 de 2018); Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio; Ley 527 de 1999 en lo relativo a mensajes de datos.